Diaconie beleidsplan 2017-2020

Diaconie Hervormde Gemeente te Bergschenhoek
BELEIDSNOTITIE 2017-2020

Bijbelse opdracht:
De diakenen hebben tot opdracht inhoud te geven aan de “Dienst der barmhartigheid” in de christelijke gemeente. De christelijke gemeente is geroepen in de wereld als volgelingen van Jezus te handelen naar Zijn voorbeeld. Jezus Christus vatte de tien geboden pakkend als volgt samen: “Heb de Heer uw God lief met heel uw hart en uw naaste als uzelf”. Diaconie is dan ook het liefhebben en dienen van je naaste. Daarbij gaat het er dus om dat er voor hulpbehoevenden, zoals de armen, zieken en eenzamen gezorgd wordt en zij geholpen worden. Dat is onze diaconale roeping binnen en buiten de gemeente. Diaconaat is erop gericht de gemeente te laten functioneren als dienende christelijke gemeenschap in de samenleving. Dus worden de leden van de christelijke gemeente opgeroepen oog te hebben voor de nood in de wereld, dichtbij en veraf. Door die nood zichtbaar te maken werkt de diaconie aan bewustmaking binnen de christelijke gemeente met een oproep tot dienen aan jong en oud. Dienen is delen, nl. delen van die gaven, die men van God ontvangen heeft. Bij diaconie gaat het dus niet in de eerste plaats om financiën, maar om een diaconale mentaliteit.

Aan deze diaconale roeping dient op diverse niveaus gestalte gegeven te worden, nl.

  1. In onze christelijke gemeente.
  2. In de plaatselijke samenleving, de (burgerlijke) gemeente, de omgeving waarin de christelijke gemeente is geplaatst.
  3. Op landelijk niveau.
  4. Wereldwijde steun aan hulpprojecten.

Het beleid van de diaconie is, dat het hierbij gaat om een combinatie van hulp en steun en waar mogelijk met verwijzing naar (reguliere) hulpverleningsinstanties.

Voorwaarden om de diaconale taak naar behoren te kunnen uitvoeren:

  1. Bezinning en gebed, zowel individueel als binnen het college van diakenen.
  2. Overleg met predikanten, wijkouderlingen en vrijwilligersgroepen in de kerkelijke gemeente om zicht te krijgen en te houden op hulpbehoevenden. Een open houding naar gemeenteleden is nodig om signalen en vragen om aandacht te kunnen opvangen.
  3. Verzamelen van informatie met behulp van de beschikbare publicaties van de PKN, zoals het blad Diakonia en de ontvangen steunverzoeken van o.a. Kerk in Aktie en het landelijk collecterooster van de PKN.
  4. Samenwerken in de regio, o.a. in het Diaconaal Platform.
  5. Contacten onderhouden met de plaatselijke politieke partijen en de gemeentelijke instanties en zorginstellingen, o.a. in het Diaconaal Platform
  6. Kennis nemen van /actief zijn in vrijwilligersorganisaties, waarbij ook vrijwilligers namens de diaconie kunnen worden ingeschakeld.
  7. Bijscholing via seminars, zoals die op landelijk niveau o.a. door de PKN worden georganiseerd en via literatuur of via internet.
  8. Informatieverstrekking over hulpprojecten en nood, dichtbij en veraf, door o.a. het verzorgen van publicaties in Kerknieuws/weekbrief.
  9. Een gezond en transparant financieel beleid voeren met betrekking tot de ter beschikking gestelde middelen.

Dit houdt dus in dat het college van diakenen, naast bezinning zich vooral op organisatorisch niveau zal bezighouden met ondersteuning en voorlichting.

Financieel beleid
Namens het college van diakenen, beheert de penningmeester op zorgvuldige wijze de aan de diaconie ter beschikking gestelde financiële middelen. (De continuïteit in deze functie wordt gewaarborgd doordat binnen het college vervanging van de penningmeester is geregeld.) Zorgvuldig beheer houdt o.a. in dat er een duidelijke administratie wordt gevoerd van ontvangsten, geldmiddelen en uitgaven, die voldoet aan de hedendaagse normen met voldoende effectieve interne controle maatregelen. Die administratieve organisatie is beschreven en goedgekeurd. Jaarlijks vindt er een onafhankelijke controle plaats door een controlecommissie en wordt conform de richtlijnen van de PKN verantwoording afgelegd door middel van een jaarverslag. De onafhankelijke controlecommissie verstrekt een rapport van bevindingen bij de jaarrekening. Conform de Kerkorde dient de jaarrekening van de diaconie door de kerkenraad vastgesteld te worden, waarna de jaarrekening vervolgens nog getoetst wordt door de Regionale Commissie voor Beheerszaken van de PKN. De kerkelijke gemeente wordt via een publicatie in Kerknieuws geïnformeerd.

Voor het jaarlijkse financiële beleid wordt een begroting opgesteld, die ter goedkeuring aan de kerkenraad wordt voorgelegd en die vervolgens door de Regionale Commissie voor Beheerszaken van de KPN wordt getoetst. De begroting wordt gebaseerd op het door de kerkenraad vastgestelde collecterooster, waarin collectes voor specifieke bestemmingen en algemene diaconale collectes zijn opgenomen. Verder zijn in de begroting de giften verwerkt, die door de diaconie worden vastgesteld, de kosten van diaconaal beheer en hogere kerkelijke organen, alsmede financiële baten en lasten,

Met betrekking tot de verschillende soorten collectes en giften geldt het volgende beleid:

  1. Collectes en giften voor specifieke bestemmingen. De voor een specifieke bestemming ingezamelde gelden  worden na afhandeling van het administratieve proces zo spoedig mogelijk volledig doorbetaald naar die bestemming.
  2. Collectes en giften voor diaconie in het algemeen (geen specifieke bestemming). Deze middelen worden in principe conform de begroting besteed. Op grond van de door de diaconie ontvangen verzoeken voor hulp en ondersteuning en de ontwikkeling van de financiën kunnen er afwijkingen van de begroting ontstaan. Uitgaven, die niet in de begroting zijn opgenomen, vereisen een besluit van de diaconievergadering.
  3. Schenkingen en legaten. Afhankelijk van eventuele voorwaarden worden schenkingen en legaten onder het voorrecht van boedelbeschrijving door een besluit van het college van diakenen aanvaard. Indien wensen over een bestemming bekend zijn, zullen deze middelen zo spoedig mogelijk via een besluit van de diaconievergadering daaraan besteed worden. Voor het overige neemt de diaconievergadering een besluit over directe besteding of aanwending van de middelen ter financiering van diaconale projecten, bijv. via het verstrekken van diaconale leningen.

Diaconaal Vermogen
De diaconie beschikt over een eigen vermogen, dat in het verleden uit o.a. schenkingen en legaten zijn voortgekomen. Het beleid is erop gericht om deze middelen voor diaconale doeleinden in te zetten. Dit vermogen stelt de diaconie in staat om via “zachte” leningen diaconale projecten te helpen realiseren, die op andere wijze vrijwel niet financierbaar zijn.  Daarnaast is het beleid erop gericht via een nog vrij besteedbaar deel middelen te hebben om slagvaardig en flexibel hulp te kunnen bieden in bijzondere situaties. De vrij besteedbare middelen staan op een bankrekening met zo weinig mogelijk risico.

Dankzij het aldus belegde eigen vermogen wordt een bescheiden rente ontvangen. Het beleid is erop gericht om de koopkracht van het diaconaal vermogen zoveel mogelijk in stand te houden, zodat het streven gericht is op een overschot van baten en lasten, dat uitgedrukt als een percentage van het eigen vermogen ongeveer overeenkomt met de jaarlijkse inflatie.

Giftenbeleid
De diaconie zoekt voortdurend naar een verantwoord evenwicht tussen projecten voor de eigen kerkelijke gemeente, de locale samenleving, landelijke projecten en buitenlandse projecten. Een beperkt aantal instellingen wordt meer in detail gevolgd en afhankelijk van de ontwikkelingen meerjarig ondersteund. Deze giften uit de algemene diaconale middelen worden in de begroting opgenomen.

De overige aanvragen voor financiële ondersteuning worden aan de hand van een aantal aandachtspunten beoordeeld om te zien welke voor diaconale steun in aanmerking kunnen komen.

Aandachtspunten daarbij zijn:

  • Betreft het een diaconale vraag, met andere woorden het gaat om zwakkeren, kwetsbaren en andere hulpbehoevenden, waarvoor in principe niet direct andere oplossingen voor handen zijn. Zoveel mogelijk hulp bieden bij het zoeken naar structurele oplossingen.
  • De eventuele gift moet passen binnen de financiële mogelijkheden.
  • De eventuele gift verstoord niet te zeer de nagestreefde evenwichtigheid van het ondersteuningsbeleid.
  • De gift draagt naar verwachting bij tot verbetering van een probleemsituatie.
  • De te steunen hulpverlenende instantie dient financieel transparant te zijn met duidelijke verslaggeving over de besteding van de ontvangen giften. (bijv. CBF keurmerk)
  • Bij voorkeur wordt steun gegeven aan christelijke hulporganisaties, die aanbevolen worden door Kerk in Aktie of Project 1027 (GZB).
  • Bij het verlenen van zgn. stille hulp (directe financiële hulp aan personen) wordt beslist op basis van een bezoekrapportage van in principe twee diakenen, die inzicht hebben ontvangen in de financiële situatie. Hierbij wordt zo mogelijk overleg gepleegd met andere hulpverleningsinstanties (bijv. schuldhulpverlening, sociale dienst e.d.)
  • De bezoekrapportage wordt herleidbaar gekoppeld aan de financiële administratie, maar apart bewaard i.v.m. de privacy van de betrokkenen.
  • De diaconierekening wordt niet gebruikt om giften van personen naar andere personen over te maken.

Beleid met betrekking tot de niet financiële hulpverlening.
Voor de op de diaconie afkomende hulpvragen op locaal niveau wordt na een eerste oriëntatie door één of meer diakenen, o.a. met de inzet van vrijwilligers een oplossing gezocht. Er zijn diverse vrijwilligersgroepen in de kerkelijke en lokale gemeente actief, o.a.  op het gebied van:

  • Ouderenzorg; contactmiddagen en ouderenvakantie
  • Vervoersdienst
  • Bloemendienst
  • Voedselbank
  • Stichting Schuldhulpmaatje en “Formulierenbrigade” (gemeente Lansingerland)
  • Stille hulpverlening (individuele ondersteuning van gemeenteleden)
  • Dorcas voedselinzameling rond Dankdag
  • Diaconale werkgroep Roemenië

Met de vrijwilligersgroepen is er tenminste één maal per jaar een contactmoment of overleg om via uitwisseling van ervaringen en ideeën elkaar te stimuleren in het werk. Diakenen stellen zich ook op locatie op de hoogte van het vrijwilligerswerk.

Praktische uitwerking:

A. Diaconie In onze kerkelijke gemeente:

  1. De gemeenteleden van jong tot oud bewust maken van onze christelijke opdracht tot het omzien naar de zwakkeren in de wereld (dichtbij en veraf). Vervolgens hen helpen die verantwoordelijkheid te vertalen in het naar vermogen beschikbaar stellen van hun gaven / middelen (zoals kennis, tijd en geld). In publicaties en kerkdiensten wordt hier aandacht aan gegeven, terwijl via clubs en catechese de jeugd bereikt kan worden.
  2. Het zichtbaar dienstbetoon door diakenen in de eredienst, zoals de dienst aan de Heilig Avondmaalstafel en het inzamelen van financiële middelen, zoals via collectes binnen de eredienst en bevorderen van giften voor de diaconale doelen en speciale inzamelingen. Ook de jeugd wordt betrokken bij het dienstbetoon door inschakeling van enkele jeugdcollectanten.
  3. Het verzamelen van informatie over de nood in de gemeente, samenleving en de wereld. Een daadwerkelijke en effectieve aanpak van die nood vereist dat er keuzes gemaakt moeten worden voor projecten, die op een min of meer structurele wijze gesteund moeten worden. Dit om de hulpvraag voor de gemeenteleden te concretiseren, zodat zij daarvoor hun verantwoordelijkheid kunnen nemen. De selectie van ondersteuningsprojecten vindt plaats op basis van criteria met betrekking tot motivatie en betrouwbaarheid van de project uitvoerders Dat betekent dat voornamelijk gebruik zal worden gemaakt van christelijke steunorganisaties op basis van adviezen dienaangaande van de PKN organisatie.
  4. Aandacht voor de noden in de gemeente, die tot uiting komen in geestelijke, lichamelijke en materiële nood. Wegens de privacy doet zich hierbij een probleem voor om hierop voldoende zicht te krijgen. Er is veelal een drempel om de hulpvraag te stellen en als die in een pastoraal gesprek toch aan de orde komt, ontstaat er het dilemma van de geheimhouding voor de ouderling of predikant. Een goede samenwerking tussen de ambtsdragers is nodig om als gemeente elkaar effectief te kunnen helpen.
  5. De diaconie dient binnen de gemeente de hulpmogelijkheden onder de aandacht van de gemeenteleden te brengen door publicaties in het kerkblad en/of de weekbrief.
  6. Het in kaart brengen van de hulpmogelijkheden, aanwezig binnen de gemeente (vrijwilligers) en in de omgeving (de sociale kaart), waarbij analyse en selectiemogelijkheden m.b.v. computers toegepast kunnen worden om op efficiënte wijze vraag en aanbod van hulp te matchen. Ambtsdragers moeten voor structurele hulp kunnen doorverwijzen. Voor de diaconie houdt dit in het ondersteunen van bestaande initiatieven van vrijwilligers en indien nodig het ontwikkelen van nieuwe initiatieven. Hierbij kan ook gedacht worden aan assistentie bij het aanvragen van hulp bij overheidsinstanties en afhandelen van overheidsformulieren (bijv. belastingen e.d.)
  7. Bezoekwerk aan zieken (bijv. de fruitgroeten).
  8. Hulpverlening in noodsituaties. Dit betreft voornamelijk hulp op incidentele en tijdelijke basis als “overbruggings”-hulp, waarbij assistentie geleverd zal worden om een structurele oplossing te vinden bij de professionele hulpverlening en in de wettelijke voorzieningen voor ondersteuning.

B. In de plaatselijke gemeente

  1. De plaatselijke overheid heeft veel uitvoeringstaken op sociaal gebied toegewezen gekregen, één en ander met ondersteuning van cliëntadviesraden/WMO-raad. Om daarin te kunnen participeren is er een Diaconaal Platform Kerken Lansingerland gevormd, waarin in principe alle kerken van Lansingerland samenwerken en dus ook onze kerkelijke gemeente. Op deze wijze heeft de lokale overheid een kerkelijk aanspreekpunt en worden de kerken betrokken bij de ontwikkeling van het lokale sociale beleid. Door het overleg in het Diaconaal Kerkelijk Platform wordt samenwerking onderling en met andere lokale organisaties bij de hulpverlening en voorlichting gerealiseerd.
  1. Het meedenken over en ondersteunen van initiatieven binnen de lokale gemeente, die gericht zijn op het verlenen van hulp aan zwakkeren in de samenleving. De diaconie heeft op basis van de sociale kaart zicht op de instanties, die zich bezig houden met allerlei hulpverlening en zal op basis van het geformuleerde giftencriterium de ondersteuningsprojecten selecteren.
  2. Informatieverstrekking binnen de kerkelijke gemeente van bestaande en nieuwe hulpprojecten in de gemeente. De diaconie zal zonodig zelf het initiatief nemen om vrijwilligers te werven voor hulpverlening en die vrijwilligers organisatorisch en financieel steunen, cq. fondsenwerving organiseren.
  3. Hulpverlening in noodsituaties. Dit betreft voornamelijk hulp op incidentele en tijdelijke basis als “overbruggings”-hulp, waarbij assistentie geleverd zal worden om een structurele oplossing te vinden bij de professionele hulpverlening en in de wettelijke voorzieningen voor ondersteuning.
  4. Het organiseren van taalondersteuning aan buitenlandse vrouwen.

C. Op landelijk niveau

  1. Het ondersteunen van initiatieven op landelijk niveau, die gericht zijn op het verlenen van hulp aan zwakkeren in de samenleving. De diaconie zal op basis van het geformuleerde giftencriterium de ondersteuningsprojecten selecteren, daarbij gesteund door de informatie vanuit de PKN-organisatie. Op basis van adviezen van de PKN worden ook enkele projecten ondersteund door het verstrekken van een diaconale lening (langlopend tegen een lage rente).
  2. Informatieverstrekking binnen de kerkelijke gemeente van bestaande en nieuwe hulpprojecten op landelijk niveau.
  3. Hulpverlening in noodsituaties door het organiseren van inzamelingsacties en extra collectes.

D. Wereldwijde steun aan hulpprojecten

  1. Het ondersteunen van initiatieven in de wereld, die gericht zijn op het verlenen van hulp aan zwakkeren in de diverse landen. De diaconie zal op basis van het geformuleerd giftencriterium de ondersteuningsprojecten selecteren, daarbij gesteund door de informatie vanuit de PKN (Kerk in Actie e.d.). Tevens is er jaarlijks een collecte voor het Werelddiaconaat.
  1. Informatieverstrekking binnen de kerkelijke gemeente van bestaande en nieuwe hulpprojecten in de wereld.

3. Hulpverlening in noodsituaties door het organiseren van inzamelingsacties en extra collectes.