Huisreglement voor de Hervormde Kerk van Bergschenhoek
1. Inleiding
Dit reglement heeft tot doel om duidelijkheid te verschaffen rond het gebruik van de kerk in de breedste zin van het woord. De kerk wordt bezocht door vele gemeenteleden. Dat kan zijn vanwege de zondagse Eredienst, maar ook voor doordeweekse activiteiten, waarbij er gebruik gemaakt wordt van de verschillende ruimtes in de kerk. Om een en ander in goede banen te leiden is er een koster aangesteld, die een centrale rol heeft bij alle activiteiten in de kerk. De koster zal zijn werk doelmatiger kunnen uitvoeren als er duidelijke regels zijn rond het gebruik van de kerk. Hierna volgt er een opsomming van de afspraken die tot en met heden zijn gemaakt. In onvoorziene gevallen beslissen de kerkrentmeesters.
2. Rol van de koster
De koster is de beheerder van de kerk en is verantwoording verschuldigd aan het college van kerkrentmeesters. Het college voert op regelmatige basis overleg met de koster om zodoende voeling te houden met de uitvoer van de werkzaamheden en tijdig knelpunten op te merken.
De koster heeft o.a. de volgende hoofdtaken:
– Het in gereedheid brengen van het kerkgebouw of de kerkzalen voor kerkelijke activiteiten
– Het zorgdragen voor de exploitatie van de kerkelijke ruimten en de keuken
– Het (doen) verrichten van schoonmaakwerkzaamheden
– Het verrichten van klein onderhoud en bedienen van apparatuur
– Het fungeren als aanspreekpunt voor Arbo-zaken
Om bovenstaande taken op een zorgvuldige wijze te kunnen vervullen is hij aanspreekpunt voor alle activiteiten in de kerk. De koster beheert de agenda van de kerk, waarin centraal afspraken worden vastgelegd. Activiteiten waar geen afspraak over is gemaakt kunnen dan ook geweigerd worden door de koster als het een vlot verloop van zijn werkzaamheden in de weg staat.
3. Aanvraag voor activiteit in de kerk
In de kerk vinden er buiten de Eredienst activiteiten plaats met een repeterend karakter. Hierbij kan men denken aan de wekelijkse catechisaties, hobbyclub, Tim & Rank etc. Van deze activiteiten is bekend wanneer ze worden uitgevoerd. Hierover worden éénmalig bij de start van een nieuw seizoen afspraken gemaakt. Andere activiteiten die onregelmatig voorkomen, incidenteel plaatsvinden of zelfs een éénmalig karakter hebben zullen ten alle tijden met de koster moeten worden kortgesloten.
Denk hierbij aan vergaderingen die door de verschillende verenigingen worden belegd. De koster zal zijn agenda raadplegen om te bezien of er ruimte beschikbaar is. Is dat het geval dan wordt de afspraak vastgelegd in de agenda.
De persoon die een afspraak maakt met de koster over het gebruik van een ruimte, is automatisch het aanspreekpunt voor de koster betreffende de activiteit. Deze persoon zal er voor zorgdragen dat de gebruikte ruimte wordt opgeleverd, zoals deze werd aangetroffen, ongeacht of deze persoon de hele tijd aanwezig is bij de activiteit.
Op de deur van de ruimte is evt. de standaard tafel opstelling terug te vinden. Is er dusdanig huis gehouden in de ruimte dat er zelfs schoonmaakmiddelen aan te pas moeten komen dan wordt er verwacht dat de evt. stofzuiger en poetsdoeken ter hand worden genomen om de ruimte alsnog netjes op te leveren. Deze schoonmaakmiddelen zijn beneden te vinden in de kast naast de trap. Sluit de ramen van de ruimte en voorkom dat er aan de thermostaatknoppen wordt gedraaid.
De koffiekopjes en glazen, die in de ruimte zijn gebruikt, dienen na afloop terug te worden bezorgd in de keuken.
Activiteiten die met zich meebrengen dat er een bepaalde opstelling in de kerk wordt gerealiseerd of anderszins aanpassingen dienen te worden aangebracht, worden volledig gecoördineerd door de persoon die de activiteit heeft besproken. De koster wordt niet geacht standaard mee te werken aan deze aanpassingen, echter staat het een ieder vrij om de koster erbij te vragen / betrekken. Bij opstellingen van koren c.q. zanggroepen dient nadrukkelijk rekening gehouden te worden met het vrij toegankelijk houden van nooddeuren en blusapparatuur. Ook draagt de persoon in kwestie zorg voor het wellicht eerder ontvangen van gasten in de kerk. Hiertoe zal hij zich tot de koster moeten wenden om hierover afspraken te maken. Dit geldt ook voor een uitloop van de activiteit. De coördinator draagt zorg voor het in juiste staat opleveren van de ruimte.
Aanvragen voor nieuwe activiteiten zullen altijd met de kerkrentmeesters worden kortgesloten, opdat er gerichte keuzes worden gemaakt in het toelaten van huurders.
4. Koffie drinken na de dienst
Wordt er na de dienst nog koffie geschonken, dan dient de coördinator te zorgen dat alles weer netjes wordt opgeleverd inclusief afgewassen kopjes. Dit is geen vaste taak van de koster.
5. Afmelden van afspraak
Indien een geplande activiteit niet doorgaat om welke reden dan ook, dient men dit tijdig te melden bij de koster. Dit voorkomt veel ergernis en biedt wellicht de mogelijkheid om anderen de ruimte alsnog aan te bieden.
6. Gedrag in de kerk
In de kerk dient men zich gepast te gedragen. Dit betekent dat er ten alle tijden rekening met anderen moet worden gehouden. De kerk kent een multifunctioneel gebruik, zodat er naast vergaderingen ook condoleances, zangkoren etc. aanwezig (kunnen) zijn in de kerk. Er moet voorkomen worden dat er geluidsoverlast plaats vindt of dit nu hard praten, harde muziek of hardlopen / stampen is.
Roken is niet toegestaan in de gehele kerk behalve op zaterdagavond in het JOR. Verder dient men de trap zoveel mogelijk rechts te betreden, zodat er tegenliggers kunnen passeren.
7. Standaard openingstijden (aan verandering onderhevig)
Alhoewel er naar gestreefd wordt de kerk zoveel mogelijk een open karakter te geven, dient er ook recht gedaan te worden aan de werktijden van de koster. Het werktijdenbesluit is hier helder over, zodat de kerk niet altijd open kan zijn. De koster zal dan ook in de kerk aanwezig zijn als daar aanleiding toe is. Doordeweeks is de kerk open in de avonduren. Veelal is de kerk ook open in de middaguren. In de ochtend is de kerk wisselend open.
8. Sluiten van kerkgebouw
De laatste die de kerk verlaat is verantwoordelijk voor het correct afsluiten van de kerk. Veelal zal dit de koster zijn, maar dat hoeft niet altijd zo te zijn.
Bij het sluiten van de kerk dient men alle lichten uit te doen (ook boven) en de deur goed af te sluiten.
9. Gebruik van de keuken
De keuken wordt standaard bemand door de koster. Hier heeft hij o.a. zijn voorraden staan. Bij afwezigheid van de koster mag er gebruik gemaakt worden van de keuken, mits deze netjes wordt opgeleverd. Het gebruik van serviesgoed is toegestaan mits deze schoon wordt teruggezet. Het gebruik van de voorraden limonade, koffie, koekjes e.d. mag alleen na overleg met de koster.
10. Verwarming
De kerk heeft een centraal verwarmingssysteem. De ketels bevinden zich op de 2e verdieping. In principe dient een ieder van de verwarming af te blijven om het systeem niet in de war te brengen. Alle kerkruimtes worden bediend vanaf een centraal paneel in de keuken. De koster kan de temperatuurregelaars ook vanaf afstand via de computer bedienen.
11. Rookbeleid
De kerk volgt de regels van de overheid betreffende het rookbeleid. Dit houdt in dat er nergens gerookt mag worden in de kerk, opdat geen enkele bezoeker last zal hebben van de rook van een ander. Roken kan men buiten doen voor het kerkgebouw.
Er wordt 1 uitzondering gemaakt op zaterdagavond voor het JOR. Op deze avond mag er in het JOR gerookt worden, mits de afzuiging maximaal aan staat en er toezicht aanwezig is. De capaciteit van de afzuiging is dusdanig dat er op de zondagochtend geen hinder ondervonden wordt van achtergebleven rook.
12. Vakantieplanning
In principe is tijdens vakantieperiodes de kerk doordeweeks niet beschikbaar of zeer beperkt beschikbaar voor vergaderingen of andere activiteiten. In deze periode kan de koster ook dagen vrij plannen. Het is zaak hier goed rekening mee te houden bij het vaststellen van de data voor vergaderingen en ruim van tevoren dit te bespreken met de koster indien het toch wenselijk is dat er een activiteit wordt gepland in die periode.
13. Ontruimingsplan
Ondanks het feit dat in het kerkgebouw diverse technische voorzieningen zijn getroffen om incidenten en calamiteiten te voorkomen, kan en mag het plaatsvinden ervan niet worden uitgesloten. Wanneer een incident of calamiteit zich voordoet, is het van het grootste belang om slachtoffers te voorkomen, schade te beperken en zo snel mogelijk na een incident weer terug te keren naar de normale situatie.
Onze kerk kent een ontruimingsplan. Het geeft een overzicht van maatregelen, procedures en voorzieningen die zijn getroffen om in geval van een calamiteit zo doeltreffend mogelijk te handelen. Alle direct betrokkenen, waarvan verwacht wordt dat ze een functie bekleden bij een calamiteit in onze kerk, zullen op de hoogte worden gebracht van het plan.
De leiding van de verschillende verenigingen worden geacht nieuwe leden op de hoogte te brengen van het ontruimingsplan, zodat men weet waar de nooddeuren zich bevinden en waar de verzamelplaats is. Op regelmatige basis zal er een oefening worden gehouden.
Op de site van de kerk is het ontruimingsplan terug te vinden.
14. Bijzondere Erediensten
Rouwdiensten
Onze kerk is beschikbaar voor rouwdiensten. De begrafenisondernemer zal in overleg met de koster de wensen van de familie zo gepast mogelijk invulling geven. De overledene kan opgebaard worden in de consistoriekamer tijdens het condoleance bezoek. In overleg met begrafenisondernemer en koster kan er voor gekozen worden de overledene ook de nacht aansluitend op het condoleance bezoek opgebaard te laten in de kerk uit praktische overweging. Het klimaat van het moment moet dit dan wel toelaten.
Trouwdiensten
Onze kerk is beschikbaar voor trouwdiensten. De dominee en het aanstaande bruidspaar zullen in overleg treden met de koster voor wat betreft de uitvoering van de verschillende zaken.
15. Gebruik van liturgisch centrum
Het liturgisch centrum heeft een belangrijke plaats in de eredienst. Hier zijn de tekenen van doop en avondmaal zichtbaar. In hele drukke diensten kunnen er extra stoelen op geplaatst worden. Verder wordt het liturgisch centrum zoveel mogelijk vrijgehouden. In diensten anders dan erediensten kan in overleg met kerkrentmeesters worden bepaald wat eventueel is toegestaan.
16. Gebruik muziekinstrumenten, beeld- en/of geluidsapparatuur in erediensten
De kerk beschikt over een eigen piano-keyboard. Deze staat ter beschikking van de kerkleden en blijft in principe altijd in het kerkgebouw. Er wordt een uitzondering gemaakt voor onze kerkkoren. Mochten zij een gastoptreden elders hebben dan kan in overleg met de koster het keyboard in de speciale koffer worden meegenomen. Het gebruik in de eigen zondagsdienst zal altijd voorgaan.
In de kerkzaal is er standaard een beamer aanwezig. Deze wordt gebruikt als ondersteuning van de liturgie in de eredienst. Denk hierbij aan kinderliederen, hoofdpunten van de preek e.d. De dienstdoende predikant heeft hierin het laatste woord. Het al dan niet via de beamer vertonen van een boodschap los van de eredienst, wordt door de kerkenraad besloten.
De bediening van de beamer in de eredienst ligt in handen van de kerkrentmeesters. In doopdiensten wordt er standaard een filmopname gemaakt, die aan de doopouders wordt overhandigd. Verder zijn we terughoudend in het zelf maken van foto’s cq. opnames tijdens de eredienst.
Wist u dat u voor de start van de diensten dia’s kunt aanleveren om uw activiteiten in de kerk te promoten (tot maximaal 10 plaatjes)? Graag het gewenste plaatje als PowerPoint document aanleveren voor vrijdag 19.00 uur via email.
17. Sleutelplan
De kerk kent een zogenaamd sleutelplan. Dit is een overzicht van alle sleutels en sleuteleigenaren van de kerk. De uitgifte wordt tot het hoognodige beperkt. Men tekent voor een sleutel die uitgereikt wordt en bij inleveren wordt dit weer ongedaan gemaakt. De sleutel mag in principe niet worden uitgeleend. Als er een duidelijke reden is om een eigen sleutel te hebben, kan deze worden aangevraagd bij de kerkrentmeesters.
18. Koffieregeling
Omdat het drinken van koffie een centrale plaats heeft bij allerlei activiteiten in de kerk is het belangrijk om duidelijkheid te verschaffen rond de kosten, die hiermee gemoeid gaan.
Wie betalen er niet voor de koffie:
Indien een club, vereniging of koor onder de verantwoording van de kerkenraad valt, behoeft er niet betaald te worden voor de koffie. Het gebeurt regelmatig dat er toch een bijdrage wordt gegeven. Dit wordt beschouwd als een gift aan de kerk.
Wie betalen er wel voor de koffie:
Indien een club, vereniging of koor niet onder de verantwoording van de kerkenraad valt, dient er wel voor de koffie betaald te worden tegen de op dat moment gangbare tarieven. De koster beschikt over een prijslijst die regelmatig wordt herzien.
19. Huurtarieven
De koster beschikt over een aparte lijst met tarieven voor het huren van ruimtes in de kerk. In deze tarieven zijn kosten zoals afschrijving en verwarming verwerkt. De huurprijzen worden regelmatig aangepast aan de hand van de CBS-index.
Wie betalen er geen huur:
Indien een club, vereniging of koor onder de verantwoording van de kerkenraad valt, behoeft er niet betaald te worden voor de huur. Het gebeurt regelmatig dat er toch een bijdrage wordt gegeven. Dit wordt beschouwd als een gift aan de kerk.
Wie betalen er wel huur:
Indien een club, vereniging of koor niet onder de verantwoording van de kerkenraad valt, dient er wel voor zaalhuur betaald te worden tegen de op dat moment gangbare tarieven.
20. Voorrang voor bijzondere erediensten
Kerkdiensten zoals rouw- en trouwdiensten, dankdag en biddag gaan altijd voor op vaste avonden van andere gebruikers. In overleg met de koster kan er een andere avond worden gezocht voor de activiteiten die hierdoor komen te vervallen
21. Drukwerk regeling
Al het drukwerk voor de kerk wordt verzorgd door de drukwerkcoördinator: De kerk beschikt over een groot volume drukmachine en een flexibele copier, waarmee kleine oplagen gecopieerd kunnen worden. Het kerkelijk drukwerk wordt zoveel mogelijk via eigen drukkerij gedaan om de vaste kosten van de eigen machines zo goed mogelijk te dekken.
22. Geluidsinstallatie
De geluidsinstallatie is beschikbaar voor sprekers. Muzikale uitvoeringen dienen met eigen apparatuur ondersteund te worden
23. Gebruik keuken
Bij het huren van ruimtes zullen de versnaperingen via de keukenfaciliteiten van de kerk worden aangeboden tegen de daarvoor geldende tarieven. Slechts na overleg met koster is hier eventueel van af te wijken. Bevoorrading voor de jeugdweek en kerkenraadsvergaderingen alsmede de JOR aktiviteiten lopen via de firma Halee.
24. Kaarsen branden / kerststukjes aan muur / kerstboom
In 2002 is de wet en regelgeving rondom brandveiligheid in openbare gebouwen aanzienlijk verscherpt. De naleving van de wet en regelgeving wordt jaarlijks door de lokale brandweer gecontroleerd. Het branden van kaarsen of ander open vuur in de kerkzaal is onder strikte voorwaarden toegestaan. In de overige ruimtes van de kerk is het branden van kaarsen niet toegestaan. In overleg met de Brandweer wordt jaarlijks bepaald wat is toegestaan aan kerstversiering en kerstboom. De aanwijzingen, die door de koster hierover worden gegeven, dienen ten alle tijden te worden opgevolgd.
25. Sancties
– Alle activiteiten of ander zaken die vooraf niet tijdig overlegd zijn met de koster, kunnen door de koster worden tegengehouden.
– Wanneer geen goedkeuring is gevraagd aan de koster voor het gebruik van een ruimte, kunnen de kosten voor gebruik van de ruimte en/of de koffie in rekening worden gebracht.
– Schades aan ruimtes en/of eigendommen van de kerk worden verhaald op de veroorzaker c.q. het bestuur van de club of vereniging.
– Bij (aantoonbare)overlast vindt er éénmaal een mondelinge waarschuwing plaats en bij voortduring een schriftelijke waarschuwing. Mocht dit niet tot gewenste gedragswijziging leiden en blijft overlast plaatsvinden, dan zal het gebruik van de kerkelijke ruimte (tijdelijk) verboden worden. Dit alles ter bepaling door de kerkrentmeesters.
– Het niet ordentelijk achterlaten van de ruimtes kan tevens leiden tot ontzegging van de toegang volgens gelijke procedure als hierboven vermeld onder 4.
De kerkrentmeesters houden zich het recht voor om tot onmiddellijke stopzetting van activiteiten in de kerkelijke ruimte over te gaan indien daar aanleiding toe is. Dit naar inzicht van de kerkrentmeesters. De beslissing daartoe wordt genomen in een officiële vergadering van de kerkrentmeesters en met meerderheid van stemmen binnen het college.